Täna toome ReflectHubi projekti rahanduse. See on meie suurim täiendus pärast platvormi avamist.
Lihtsalt öeldes muudab ReflectHub võidetud hinnapäringud, kuluarved ja logitud tunnid reaalajas kuluprognoosiks. Numbreid saad jälgida ülesande, etapi või projekti kaupa või vaadata korraga kogu ettevõtet. Eesmärk on lihtne: tea, kuhu su marginaal liigub, enne kui lõpparve seda näitab.
Probleem
Enamikul ehitusprojektidel käib kulude jälgimine endiselt Exceli tabelis, mis seisab päris projektist eraldi. Tabel ei pruugi olla vale, aga see on täpselt nii värske kui selle viimane uuendus. Prognoos on sageli ühe inimese peas ja kui tema lahkub, läheb põhjendus koos temaga. Selleks ajaks, kui omanik marginaali kahanemist näeb, ei pruugi enam olla palju võimalusi midagi muuta.
Marginaal ei kao tavaliselt ühe suure pauguga. See libiseb käest vähehaaval: alltöövõtt läheb eelarvest kallimaks, lisatöö tehakse ära ilma muudatustellimuseta või mõne ülesande tööjõukulu ületab hinnangu, sest keegi ei hoidnud sellel silma peal. Tavapärane aruanne näitab probleemi kuu lõpus või objekti üleandmisel. Meie tahtsime seda näidata siis, kui jõuab veel reageerida — otse projekti juures, kus hinnapäringud, arved, tunnid ja aktid juba olemas on.
Siin on lühike ülevaade sellest, mis valmis sai. Kui tahad detailidesse minna, alusta projekti rahanduse ülevaatest.
Kulude kontroll
Igal projektil on üks kulude kontrolli tabel. Seal näed ülesannete eelarve algtaset, seotud kulu, tegelikku kulu ja prognoosi. Ülesanded on rühmitatud etappide kaupa ning projekti kogusumma püsib tabeli allservas.
Seotud kulu ei ole enam number, mille keegi käsitsi sisestab ja hiljem unustab. Kui valid võitjaks €48 000 suuruse elektritööde pakkumuse, loob ReflectHub ülesandele automaatselt sama suure kulukohustuse. Kui seod sellega vahearved, püsivad seotud ja tegelik kulu omavahel kooskõlas, ilma et peaksid ühtegi välja käsitsi muutma. Selged tekstilised märgised näitavad, millised ülesanded on ohus, eelarve ületanud või kasutanud üle 80% eelarvest. Kuuaruande jaoks saad kogu tabeli XLSX-failina alla laadida. Loe kulude kontrolli juhendit.
Prognoosimine ja teenitud väärtus
Kui ülesandel on eelarve algtase ja edenemise signaal, arvutab ReflectHub selle teenitud väärtuse ehk selle osa eelarvest, mida seni tehtud töö esindab. Seejärel prognoosib süsteem senise kulutamise tõhususe põhjal ülesande lõppmaksumuse.
Võtame näiteks pinnasetööd, mille eelarve algtase on €40 000. Kui töö on 50% valmis ja sellele on juba kulunud €25 000, on prognoositav lõppmaksumus €50 000. ReflectHub annab märku, et eelarvesse tagasi jõudmine on ebatõenäoline juba enne seda, kui ülekulu lõpparvel nähtavaks muutub.
Süsteemi prognoos seisab projektijuhi enda prognoosi kõrval. Hoiame need kaks meelega eraldi, sest nende vahe on oluline: kas andmetest on puudu vajalik taust või vajab plaan uut pilku. Prognoosisild näitab samm-sammult, miks prognoos enam algse eelarvega ei kattu — kas põhjuseks on muudatustellimused, kulutamise tõhusus, käsitsi korrigeerimised või kasvanud kulukohustused. Iga sammu juurest jõuad selle taga olevate sündmusteni. Kui ülesandel edenemise signaali pole, näitab ReflectHub lihtsalt „Signaal puudub“. Me ei hakka protsenti ise välja mõtlema. Loe prognoosimise ja teenitud väärtuse juhendit.
Lepingu maksumus ja muudatustellimused
Lepingu maksumuse paned paika töö võitmisel, kas käsitsi või aktsepteeritud pakkumusest kopeerides. Pärast seda saab summat muuta ainult kinnitatud muudatustellimus.
Muudatustellimus hoiab tulu- ja kulupoole koos. Kinnitamisel muutuvad korraga nii lepingu maksumus kui ka seotud ülesannete eelarve algtasemed. Algsed eelarved jäävad alles ning kinnitatud kirjet ei saa hiljem muuta. Lisatööd ja mahu muutused on ehituses tavalised. Probleem tekib siis, kui töömaht muutub, aga selget jälge sellest maha ei jää. ReflectHub annab igale muudatusele numbri, otsuse ja viite, et saaksid võrrelda marginaali töö võitmise hetkel ja täna. Loe lepingu maksumuse ja muudatustellimuste juhendit.
Tööjõukulud
Tööjõumahukal objektil võib üks suuremaid kuluridu olla just see, mille kohta arvet ei tulegi: oma meeskonna töö. ReflectHub arvestab logitud tunnid nüüd automaatselt tööjõukuluks, kasutades iga töölogi kuupäeval kehtinud kulumäära. Kui määr täna muutub, jäävad eelmise kvartali kulud samaks.
Kulumäärasid näevad ainult omanikud ja administraatorid. Projektijuhid näevad inimese kohta arvutatud tööjõukulu, mitte määra ennast. Ilma kulumäärata tunnid arvestatakse nulliga ja märgistatakse selgelt, et need ei kaoks märkamatult kogusummasse. Loe tööjõukulude juhendit.
Arveldus ja rahavoo prognoos
Vahearveldus kasutab väljastatud üleandmisakte ja võrdleb arveldatud summat tehtud töö väärtusega. Nii märkad kohe, kui näiteks €84 000 väärtuses valmis tööd on veel arveldamata või kui arveldus on töö edenemisest ette jõudnud.
Laekumata nõuded ja tasumata kohustused on rühmitatud selle järgi, kui kaua need on tähtaja ületanud. Igakuine rahavoo prognoos paigutab maksmata arved, avatud kulukohustused ja planeeritud arvelduse ajajoonele. Kui mõnel summal puudub kuupäev ja seda ei saa graafikule paigutada, ütleb ReflectHub selle eraldi välja. Loe arvelduse ja rahavoo prognoosi juhendit.
Omaniku portfell
Omanikud ja administraatorid saavad ühe tabeli, mis koondab kõik ettevõtte aktiivsed projektid. Seal näed lepingu maksumust, prognoositavat kulu, marginaali, marginaali muutust pärast töö võitmist ja ohus ülesannete arvu. Vaikimisi on kõige rohkem marginaali kaotanud projektid tabeli alguses, nii et tead kohe, kuhu esimesena vaadata.
Portfell kasutab samu prognoosiandmeid, mida projektijuhid iga päev näevad. Pole eraldi aruannet, mida ülejäänud süsteemiga klapitada, ega kuulõpu viivitust. Iga rida viib otse vastava projekti rahanduse ülevaatesse, kus saad näha, mis neid numbreid mõjutab. Loe omaniku portfelli juhendit.
Kuidas see kokku sobib
Lähtusime ühest lihtsast põhimõttest: igal olulisel rahalisel numbril peab olema selge allikas.
Võidetud hinnapäringutest saavad kulukohustused. Kuluarvetest ja logitud tundidest saavad tegelikud kulud. Kinnitatud muudatustellimused liigutavad lepingu maksumust ja ülesannete eelarve algtasemeid. Väljastatud aktidest saab arveldus. Iga rahaline muudatus jõuab ka rahandussündmuste logisse koos muutja, aja ning vana ja uue väärtusega. Selle ajaloo saad avada otse numbrite juurest.
Just see teebki prognoosi usaldusväärseks. Eraldi tabelis olevat numbrit võib olla raske selgitada. Kui number viib võidetud pakkumuse, arve või logitud tunnini, on kohe näha, kust see tuli.
Kättesaadavus
Projekti rahandus on nüüd kasutatav:
- Kõik paketid — Core, Scale ja Ettevõttepakett — sisaldavad kulude kontrolli tabelit ja tööjõukulude jälgimist.
- Scale ja Ettevõttepakett lisavad prognoosimise ja teenitud väärtuse, lepingu maksumuse ja muudatustellimused, arvelduse ja rahavoo prognoosi ning omaniku portfelli.
Pakette saad võrrelda meie hinnalehel. Tasulistel pakettidel on 14-päevane tasuta prooviperiood, mida iga ettevõte saab kasutada ühe korra. Enne prooviperioodi lõppu näitame esimese makse kuupäeva ja summat ning saadame e-kirjaga meeldetuletuse. Ettevõttepaketi kohta küsi täpsemalt meie müügimeeskonnalt.
Ehitasime ReflectHubi nii, et ühes etapis kirja pandud info oleks järgmises juba olemas. Nüüd kehtib sama põhimõte ka raha kohta: otsuse hind peaks olema näha otsuse tegemise ajal, mitte alles lõpparve saabudes.
Alusta kohe → — või broneeri demo ja näitame sulle ise, kuidas kõik töötab.