ReflectHubi rahandusmoodul on iga ehitusprojekti reaalajas kulude jälgimine koos andmepõhise prognoosiga ning omaniku koondvaade üle kogu portfelli. See on olemas selleks, et kulude kontroll toimuks projekti kirjes endas — seal, kus hinnapäringud, arved, tunnid ja aktid juba on — mitte selle kõrval asuvas tabelarvutuses. See leht on rahandusjuhendite sisukord; igal alloleval võimekusel on oma üksikasjalik juhend.
Tea oma marginaali enne, kui lõpparve selle paljastab.
ReflectHub muudab võidetud hinnapäringud, kuluarved ja logitud tunnid reaalajas kuluprognoosiks — ülesande, etapi ja projekti kaupa ning üle kogu ettevõtte.
Probleem
Enamikul objektidel elavad projekti kuluandmed tabelarvutuses, mis on ajakohane sel päeval, mil keegi seda viimati uuendas. Prognoos on ühe inimese kõhutunne ja lahkub koos temaga. Omanik saab marginaali kahanemisest teada lõpparve juures, kui midagi ette võtta ei saa. ReflectHub hoiab eelarve algtaseme, seotud kulu, tegeliku kulu ja prognoosi ülesannetel endil ning uuendab neid töö käigus.
Kulude kontroll
Üks tabel projekti kohta: iga ülesande eelarve algtase, seotud kulu, tegelik kulu ja prognoos, rühmitatud etappide kaupa, projekti kogusumma püsivalt tabeli allservas. Hoiatusmärgised toovad esile ohus, üle eelarve või üle 80% eelarvest jõudnud ülesanded — tekstina, mitte ainult värviga. Kogu tabeli saab XLSX-failiks eksportida, kui kuuaruande tähtaeg kätte jõuab.
Andmepõhine prognoos
Kui ülesandel on eelarve algtase ja edenemise signaal, arvutab ReflectHub teenitud väärtuse (EV) — osa algtasemest, mida valminud töö esindab. Senise kulutamise tõhususe põhjal prognoosib süsteem lõppmaksumuse — lõppmaksumuse prognoosi (EAC). Süsteemi number seisab projektijuhi enda prognoosi kõrval; kui need lahknevad, on see vahe kõige varasem hoiatus, mille keegi üldse saab. Prognoosisild näitab, kuidas prognoos on algsest algtasemest liikunud — muudatustellimused, kulutamise tõhusus, käsitsi korrigeerimised, seotud kulu kasv — ja iga samm avaneb sündmusteni, mis selle taga on.
Lepingu maksumus ja muudatustellimused
Lepingu maksumus määratakse töö võitmisel, käsitsi või aktsepteeritud pakkumusest kopeerituna, ning iga hilisem parandus logitakse rahandussündmuste logisse. Töömahu muutusest tulenev liikumine käib läbi muudatustellimuste: mustand, esitamine, kinnitamine. Kinnitamine korrigeerib lepingu maksumust ja mõjutatud ülesannete eelarve algtasemeid ühe sammuga, algsed algtasemed säilivad ja kinnitatud muudatustellimused on muutmatud.
Tööjõukulud
Logitud tunnid hinnastatakse kehtivuskuupäevaga kulumäärade alusel, nii et määramuutus ei kirjuta kunagi ajalugu ümber — iga töölogi säilitab oma kuupäeval kehtinud määra. Kulumäärad on nähtavad ainult omanikele ja administraatoritele; projektijuhid näevad tuletatud tööjõukulu inimese kohta, mitte kunagi kulumäära. Ilma määrata tunnid arvestatakse nullina ja märgistatakse eraldi — neid ei neelata kunagi märkamatult summadesse.
Arveldus ja rahavoo prognoos
Vahearveldus loeb andmed väljastatud üleandmisaktidest ja võrdleb seni arveldatut teenitud väärtusega, nii et näed, kui €84 000 valminud tööd on veel arveldamata — või et oled sellest ette arveldanud. Laekumata nõuded ja tasumata kohustused jagunevad tähtaja ületanud vahemikesse. Igakuine rahavoo prognoos paigutab maksmata arved, avatud kulukohustused ja planeeritud arvelduse ajajoonele ning toob eraldi välja summad, mida kuupäeva puudumise tõttu paigutada ei saa.
Omaniku portfell
Üks tabel kogu ettevõtte kohta: iga aktiivse projekti lepingu maksumus, prognoositav kulu, marginaal, marginaali kahanemine ja ohus ülesannete arv, järjestatuna halvimast alates marginaali kahanemise järgi — millised objektid jooksevad tühjaks juba täna. Iga rida viib otse selle projekti rahanduse ülevaatesse. Ainult omanikule ja administraatorile.
Kuidas see kokku sobib
Iga number on jälgitav lähtekirjeni. Võidetud hinnapäringutest saavad kulukohustused; kuluarvetest ja logitud tundidest saavad tegelikud kulud; kinnitatud muudatustellimused liigutavad lepingu maksumust ja ülesannete eelarve algtasemeid; väljastatud aktidest saab arveldus. Ühtki kandvat numbrit ei sisestata vabalt käsitsi ning iga rahaline muudatus logitakse rahandussündmuste logisse, milleni jõuab otse numbritest endist.