Kulude kontrolli tabel on projekti juhtimiskeskus Rahanduse Ülevaate vahekaardil: üks rida ülesande kohta, rühmitatuna etappide kaupa, projekti kogusumma kinnitatuna alaossa. Iga rahaveerg on jälgitav allikakirjeni — seotud kulu tuleb kulukohustustest, tegelik kulu kulude jaotustest ja töölogidest, prognoos teenitud väärtuse (EV) mootorist ehk tehtud tööst eelarvehindades, mida selgitab Prognoosimine ja teenitud väärtus. Ühtegi kandvat numbrit ei sisestata vabalt käsitsi ja iga muudatus kirjutatakse rahandussündmuste logisse. Tabel on olemas selleks, et küsimusele „kuhu raha läheb" vastaks ekraan, mitte arvutustabel, mille igal reedel uuesti kokku paned.
Tabel
Ava projekt, mine Rahandus ja jää vahekaardile Ülevaade. Kaart Kulude kontroll näitab tabelit: kokkuvolditavad etapiread ülesannete arvuga, nende all ülesanderead ja alaossa kinnitatud rida Projekt kokku. Veerg Ülesanne püsib küljele kerides paigal; päis püsib paigal alla kerides. Etapiread ja projekti kogusumma liidavad rahaveerud kokku, nii et raha põletav etapp paistab silma juba enne, kui ühegi ülesande lahti võtad.
Veerud
- Eelarve algtase — kehtiv eelarve algtase. Kui see erineb lepingu sõlmimise aegsest väärtusest, näitab lahter algset summat numbri all („orig. €100 000"). Kinnitatud muudatustellimused korrigeerivad algtaset, kuid lepingu sõlmimise aegne algsumma säilib, ja iga algtaseme muutus — olgu see ülesandel käsitsi tehtud või muudatustellimusega rakendatud — kirjutatakse rahandussündmuste logisse, nii et algse ja kehtiva väärtuse vahe on alati tagasi jälgitav.
- Seotud kulu — ülesande avatud kulukohustuste summa: alltöövõtulepingud ja tellimused, mille eest oled lepinguliselt vastutav, olenemata sellest, kas arve on juba esitatud või mitte.
- Tegelik kulu (AC) — senine tegelik kulu: kulude jaotused pluss tööjõukulu logitud tundidest ja kulumääradest. Jaotus on näha numbri all („kulud €12 000 · tööjõud €4 500").
- EV — teenitud väärtus: valmidusprotsent × eelarve algtase. Tehtud töö väärtus eelarvehindades.
- CPI — kulutõhususe indeks, EV ÷ AC. Alla 1 tähendab, et kulutamine jookseb tehtud tööst ette; tabel märgistab sellised väärtused selgelt.
- EAC (süsteem) — mootori arvutatud lõppmaksumuse prognoos (EAC) koos märgisega, mis näitab arvutusviisi: EVM (teenitud väärtusest), Rules (varuvariant, kui edenemise signaal puudub) või Floor (tõstetud, et katta avatud kulukohustused).
- EAC (PM) — sinu enda prognoos süsteemi oma kõrval. Kui need lahknevad, kuvatakse erinevus sinu numbri all. Neid kahte ei liideta kunagi kokku — lahknevus ise on signaal.
- VAC — hälve lõpetamisel: eelarve algtase miinus süsteemi EAC, koos märgiga. Negatiivne väärtus tähendab prognoositavat eelarve ületamist.
- % valmis — väärtus koos allika märgisega: OVR (projektijuhi käsitsi määratud väärtus), HRS (logitud tunnid vs hinnang), STS (ülesande staatus). Ilma aluseta ülesanne näitab „Signaal puudub", mitte väljamõeldud numbrit.
- Hoiatused — tekstimärgised rea kohta: Ohus (prognoositav ületamine üle 10% algtasemest), Üle eelarve, ≥80% eelarvest ja TCPI märgis — lõpetamiseks vajalik tõhususindeks ehk kulutõhusus, mida on järelejäänud tööl vaja, et ikkagi eelarvesse mahtuda — kui selline taastumine on muutunud ebarealistlikuks.
Etapiread kannavad oma ülesannete hoiatuste lühikokkuvõtet („3 ohus · 1 üle algtaseme") ja samad arvud koonduvad Ülevaate vahekaardi ülaosas olevasse Hoiatuste kokkuvõttesse. Märgistel on alati tekst — värv toetab olekut, kuid ei kanna seda kunagi üksi. Nende näitajate lävendid ja valemid on kirjas juhendis Prognoosimine ja teenitud väärtus.
Seotud kulu, mida saab usaldada
Seotud kulu oli varem number, mille keegi ülesandele sisestas ja ära unustas. ReflectHubis on see ülesande avatud kulukohustuste summa ning kulukohustused tekivad kolmest kohast:
- Hinnapäringu võidud. Pakkumuse võitjaks kinnitamine loob seotud ülesandele automaatselt kulukohustuse — summa tuleb võitnud pakkumusest, eeldatav kuupäev pakkumuse tarnekuupäevast ning rea pealkirjas on hinnapäring ja pakkuja. Võidu tühistamine eemaldab selle. Hinnapäringu võidust tekkinud kulukohustuse summat muuta ei saa, ainult eeldatavat kuupäeva ja staatust. Ekraanil olev number on seesama, mille võitjaks kinnitasid.
- Käsitsi kulukohustused. Lepingute jaoks, mis hinnapäringut ei läbinud — raamleping, käepigistusega sõlmitud alltöövõtt — lisa käsitsi kulukohustus pealkirja, summa ja eeldatava kuupäevaga (näiteks „Elektritööde alltöövõtt — Volta OÜ").
- Arvetega katmine. Kui jaotad arve kulukohustusele, uuenevad selle näitajad Arveldatud ja Jääk ning staatus arvutatakse ümber: Avatud, kui midagi pole arveldatud, Osaliselt arveldatud, kui jaotused hakkavad laekuma, Suletud, kui arveldatud summa katab kulukohustuse. Suletud kulukohustused langevad seotud kulust välja — raha on liikunud seotud kulust tegelikuks kuluks.
Praktiline näide: kinnitad võitjaks €48 000 elektritööde paketi. Ülesandele tekib €48 000 kulukohustus ja veerg Seotud kulu kajastab seda. Kaks vahearvet jaotavad selle vastu €30 000 — kulukohustus näitab Arveldatud €30 000, Jääk €18 000, staatus Osaliselt arveldatud. Seotud ja tegelik kulu püsivad kooskõlas, ilma et keegi ühtegi välja käsitsi muudaks.
Ülesandel endal on Seotud kulu kirjutuskaitstud, nupuga Vaata kulukohustusi, mis avab täieliku loendi — allikas, summa, arveldatud, jääk, staatus — nii et iga seotud kulu euro on jälgitav oma allikani.
Kulukoodid
Iga ettevõte peab kulukoodide põhiloendit asukohas Seaded → Kulukoodid. Loend on algusest peale täidetud kõigi ettevõtte ülesannetel juba kasutatud kulukoodidega, nii et midagi ei tule uuesti sisestada — vaata eeltäidetud loend üle ja deaktiveeri kasutusest väljas koodid. Ülesande vormi väli Kulukood pakub selle põhjal automaatseid soovitusi; võid valida loendist või sisestada uue koodi, ning omanikud ja administraatorid saavad sisestatud koodi otse väljalt ettevõtte loendisse lisada. Koode ei kustutata, vaid deaktiveeritakse — kasutusest väljas kood kaob valikutest, kuid iga ajalooline ülesanne säilitab oma väärtuse.
Eksport
Tabel eksporditakse nupuga Ekspordi XLSX: ekraanil nähtavad veerud pluss tegeliku kulu kulude ja tööjõu jaotus, TCPI, mootori allikas ja valmidusprotsendi allikas, koos projekti kogusummade rea ja valuutamärkega. Vahekaardi Kulud filtreeritud kulutabelil on oma Ekspordi CSV. Mõlemad annavad samad numbrid mis ekraan — eksport on juhtimiskeskuse koopia, mitte teistsugune arvutus.