Omaniku portfell on ettevõtte tasandi rahandusleht: üks tabel, üks rida iga aktiivse projekti kohta, mis vastab küsimusele, millele projekti tasandi vaade kunagi vastata ei suuda — millised objektid jooksevad tühjaks. Iga number tuleb samast prognoosimootorist, mis toidab iga projekti enda rahandusvaateid, seega pole eraldi aruandluskihti, mida ühitada, ega kuulõpu viivitust. Peamine näitaja on marginaali kahanemine alates sõlmimisest: vahe allkirjastatud marginaali ja selle marginaali vahel, mille poole projekt praegu liigub.
Kes seda näeb
Portfell on nähtav ainult omanikele ja ettevõtte administraatoritele. See on kogu ettevõtte raha — lepingu maksumused, prognoositavad marginaalid ja laekumata nõuded üle kõigi projektide — seega ei järgi see projektipõhiseid rahandusõigusi. Projektijuhil säilib täielik ligipääs oma projekti rahanduslehele; portfelli ta ei näe. Ligipääsuta kasutaja näeb selget ligipääsu puudumise lehte, mitte tühja tabelit.
Lehe päis näitab aktiivsete projektide arvu ja, kui neid on, ohus ülesannete koguarvu üle kogu portfelli.
Üks rida iga aktiivse projekti kohta
Iga rida kannab projekti täielikku rahalist seisu:
| Veerg | Mida see näitab |
|---|---|
| Projekt | Projekti nimi — viib selle projekti rahanduse ülevaatesse |
| Lepingu maksumus | Kehtiv lepingu maksumus: võidetud töö maksumus pluss kinnitatud muudatustellimused |
| Prognoositav kulu | Mootori prognoos lõplikust kogumaksumusest — iga ülesande lõppmaksumuse prognooside (EAC) summa |
| Marginaal | Prognoositav brutomarginaal eurodes: lepingu maksumus miinus prognoositav kulu |
| Marginaal % | Sama marginaal osakaaluna lepingu maksumusest |
| Kahanemine | Alates sõlmimisest kaotatud või võidetud marginaal (vt allpool) |
| Tegelik kulu | Seni kirjendatud kulu: jaotatud kuluarved pluss logitud tundidest kulumäärade alusel arvutatud tööjõukulu |
| Laekumata nõuded | Väljastatud, kuid maksmata aktide summad — see, mida kliendid veel võlgnevad |
| Tasumata kohustused | Maksmata tarnijaarvete summad — see, mida sina veel võlgned |
| Ohus | Ülesannete arv, mille prognoositav kulu ületab eelarve algtaset rohkem kui 10% |
Jalusrida sildiga „Kõik projektid" summeerib rahaveerud ja ohus ülesannete arvu üle kogu portfelli. Marginaal % ja Kahanemine kogusummat ei näita — kokku liidetud protsent või tasaarvestatud kahanemine peidaks täpselt seda, mille esiletoomiseks veerg olemas on.
Marginaal on brutomarginaal: lepingu maksumus miinus otsekulu. Üldkulude jaotamine ja netomarginaal on teadlikult välja jäetud. Projekt, millel lepingu maksumus on määramata, marginaalinäitajaid ei näita; määra lepingu maksumus projekti rahanduse ülevaates, et projekt pilti tuua.
Kui ettevõttel pole veel ühtegi aktiivset projekti, ütleb leht seda otsesõnu: portfell täitub projektide loomise käigus.
Marginaali kahanemine alates sõlmimisest
Kahanemine on peamine näitaja. See võrdleb kaht marginaali:
- Marginaal sõlmimisel — algne lepingu maksumus miinus ülesannete algsete eelarve algtasemete summa. See on marginaal, millele alla kirjutasid.
- Prognoositav marginaal — kehtiv lepingu maksumus (koos kinnitatud muudatustellimustega) miinus prognoositav kulu. See on marginaal, mille poole praegu liigud.
Kahanemine on nende vahe. Projekt, mis sõlmiti €120 000 marginaaliga ja mille prognoos on nüüd €96 000, näitab kahanemist −€24 000. Projekt, mille seis on pärast sõlmimist paranenud, näitab positiivset numbrit. Read, mille kohta pole piisavalt andmeid, näitavad kriipsu.
Selle numbri taga olev prognoositav kulu tuleb samast prognoosimootorist, mis toidab kulude kontrolli tabelit ja marginaalikaarti iga projekti rahanduse ülevaates. Kui alltöövõtulepingu sõlmimine kasvatab seotud kulu, muudatustellimus liigutab eelarve algtaset või logitud tunnid viivad kulu üle teenitud väärtuse (tegelikult valminud töö eelarvelise maksumuse), liigub projekti prognoos — ja portfelli rida liigub sellega kaasa. Pole eksporti, tabelarvutust ega teist arvestussüsteemi, mis võiks projektijuhi nähtavast pildist lahku triivida.
Sortimine ja detailvaade
Iga veerg on sorditav. Vaikimisi on tabel järjestatud Kahanemise järgi, halvim ees — kõige rohkem marginaali kaotavad objektid on lehe avanedes kohe üleval. Ohus on teine loomulik järjestus: see toob esile projektid, kus kõige rohkem ülesandeid on prognoosi järgi eelarvet ületamas — sageli annab see häire enne, kui probleem marginaalireale jõuab. Read, millel järjestatavas veerus väärtus puudub, koonduvad tabeli ühte otsa.
Iga projekti nimi viib selle projekti rahanduse ülevaatesse. Portfellist jõuad otse marginaali põhinäitajale, kulude kontrolli tabelile ja prognoosisillale — rida ütleb, milline objekt tühjaks jookseb; detailvaade ütleb, miks.
Miks see on oluline
Ehitusprojekti marginaal kaob harva ühe sündmusega. See kahaneb: alltöövõtuleping sõlmitakse mahuloendi (BOQ) reast kallimalt, hinnastamata lisatöö neelatakse alla ilma muudatustellimuseta, tööjõukulu jookseb hinnangust üle ülesandel, mida keegi ei jälginud. Traditsiooniline aruandlus toob selle välja lõpparve juures, kui raha on juba kulutatud.
Portfell toob selle välja siis, kui on veel aega tegutseda. Lehe avanud omanik näeb ühe järjestusega, millised projektid on liikumas allkirjastatud marginaalist allapoole ja kui palju — samade numbrite toel, millega projektijuht iga päev töötab. Sellele järgnev vestlus käib konkreetsest objektist ja konkreetsest prognoosist, mitte sellest, kelle tabelarvutus õige on.